Mail Merge Open Office 3.3
Manfaat Mail Merge :
Anda cukup membuat satu dokumen utama
yang berisi kalimat-kalimat pengantar dan sumber data yang berisi rumus-rumus
perhitungan. Disinilah peran utama mail merge. Selain digunakan untuk membuat
seritifikat, mail merge dapat juga digunakan
untuk membuat:
a.
Surat Undangan Rapat
b. Surat Penawaran Barang
c.
Surat Pemberitahuan
d.
Sertifikat
e.
Surat Keterangan Dalam Bidang Pendidikan dan lain-lain.
Langkah-langkah menggunakan Mail Merge pada Open
Office :
Buka Lembar Kerja OPEN OFFICE, Setelah itu ketikkan data yang
akan Anda buat.Contoh seperti surat lamaran kerja.
Setelah itu klik menu Tools,
Mail Merge Wizard.
Maka akan muncul kotak berikut :
Step 1 SELECT STARTING DOCUMENT :
Pilih Use
The Current Document, setelah itu klik Next .
Step 2 SELECT DOCUMENT TYPE :
Pilih Letter,
yang mana artinya kita akan membuat dokumen surat yang
dapat dicetak.
Kemudian klik next
.
Step 3 INSERT ADDRESS
BLOCK :
Klik Select
Different Adress List, Lalu
Klik Create,
maka akan muncul kotak New Adress List dan pilih
Customize.
Setelah
muncul kotak Customize Adress List, lalu Delete semua jika pada
address list element tidak diperlukan, lalu klik Oke.
Setelah kolom Addres Ellements kosong, klik Add untuk mengisi kolom Field dengan yang Anda inginkan .
Contohnya
: Field Nama, NPM, Pendidikan, Alamat .
Lalu Oke.
Setelah itu masukkan data dari tiap fields sebanyak jumlah Receipient nya, Klik New
jika ingin menambah Reception.
Jika telah
selesai memasukkan datanya, klik Oke .
Reception 5
Langkah selanjutnya yaitu mengesave :
Contoh :
Di document, dengan nama TUGASOFFICE, klik Save
.
Setelah muncul nama TUGASOFFICE di Select Address List, maka klik Oke .
Setelah Oke maka akan
kembali ke step “Insert Addres Block” lalu pilih Match Fields .
Ubahlah Matches to
Field sesuai fields yg telah Anda masukkan tadi seperti Nama, NPM, Pendidikan,
Alamat .
Pada saat merubah, Anda juga harus melihat tampilan
Address Block Preview nya, jika data tidak muncul, maka Anda harus merubahnya
lagi pada Matches To field.
Jika telah muncul
semua, klik Oke .
Maka akan
muncul tampilan seperti ini, Anda dapat mengecek no 4, apakah datanya sudah
tampil semua. Anda dapat mengecek dengan
mengklik < > document 1-5 .
Klik Next .
Step 4 CREATE SALUTATION
:
Step ke 4 digunakan
jika ingin menambahkan kata untuk orang yang terhormat/ yang tersayang.
Jangan
memberi centang jika tidak ingin menambahkan kata tersebut .
Step 5 ADJUST LAYOUT :
Berfungsi untuk mengedit tampilan batas posisi
surat sesuai yang kita inginkan. Lalu klik Next .
Step 6 EDIT DOCUMENT :
Berfungsi
untuk mengedit document, jika terdapat
kesalahan penulisan .
Klik Next
jika tidak ingin mengedit.
Step 7 ADJUST LAYOUT :
Klik Next
jika tidak ingin mempersonalizekan suatu document.
Step 8 SAVE, PRINT OR
SEND :
Jika ingin
mengesave merge maka klik Save Merged a Document.
Setelah
itu tentukan from nya sebanyak receptionnya, Contoh : From 1-5
.
Lalu klik Save
Document . Setelah itu, simpan di tempat yg Anda inginkan.
Contoh :
Di save di document, dengan nama PROFFICE .
Jika sudah
di save klik Finish .
Finally, bukalah data yang telah di save tadi di Document, maka dengan nama yg sama yaitu PROFFICE akan
muncul sebanyak 5 file .
